Gestión de riesgos en un proyecto digital: Project Managers y su importancia

Como Project Manager es fundamental contar con una serie de habilidades para poder coordinar un proyecto digital con éxito. Y aunque podríamos extendernos al hablar de las múltiples tareas que realiza un PM, en esta ocasión nos centraremos en la gestión de riesgos. Un aspecto presente en todas y cada una de las etapas de un proyecto digital: identificación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre del proyecto. Conozcamos los aspectos más relevantes de la gestión de riesgos en los proyectos digitales, así como el papel de un PM. 

Hablemos de riesgos

Antes de sumergirnos en los pormenores de la gestión de los mismos, vamos a analizar qué se considera exactamente un riesgo. La RAE define un riesgo como contingencia o proximidad de un daño, pero en el caso que nos ocupa tendremos que hacer una diferenciación entre riesgo negativo y riesgo positivo; y aunque este último término puede parecer un oxímoron vamos a descubrir por qué tiene sentido hablar de ellos. 

Riesgo positivo

Según el Project Management Institute, un riesgo positivo es cualquier evento que puede producir un impacto beneficioso para los objetivos del proyecto. O lo que es lo mismo, un riesgo positivo puede traducirse como una oportunidad. Siendo los PM los encargados de identificarlos como tal. 

Deberá verlos en términos de positividad y tomar las acciones necesarias para sacarle el mayor provecho posible. Un repentino aumento de los leads seguida de la incapacidad para poder dar una respuesta, podría ser un ejemplo de riesgos positivos. 

Riesgo negativo

Al contrario que en el caso anterior, este tipo de contingencias y situaciones son del todo desfavorables para el éxito del proyecto, por lo que un Project Manager deberá, tanto como sea posible, anticiparlos, evitarlos y, en caso de ser necesarios, gestionarlos de la manera más eficiente posible. 

Gestión de riesgos

Aunque pueda parecer que debemos prestar más atención a los riesgos negativos que a los positivos, será fundamental tener ambos riesgos igual de presentes. Al fin y al cabo, ambos pueden afectar de manera negativa al proyecto. La única diferencia es que los positivos, con una gestión óptima, puede sacarse algún tipo de provecho y de los negativos no. A continuación vamos a conocer las diferentes fases de la gestión de riesgos que son idénticas en ambos casos. 

Planificar e identificar la gestión de riesgos

Cuando nos enfrentemos a un proyecto lo primero que tenemos que hacer es llevar a cabo un exhaustivo análisis de los posibles riesgos. Esto va desde el profundo conocimiento del propio negocio hasta las injerencias propias de las acciones y objetivos marcados. De esta forma podremos planificar la posible respuesta a los riesgos negativos, disminuir su impacto y la forma de aprovechar las posibles oportunidades. De ahí que sea fundamental que haya una persona responsable de supervisar y planificar todas las acciones relacionadas con nuestro proyecto digital. 

La identificación de los mismos desde el momento en el que se inicia el proyecto nos ayudará en la organización, planificación y análisis de toda la información que vayamos obteniendo según el proyecto vaya evolucionando y cogiendo fuerza. Fundamental también para el resto del equipo, ya que la coordinación de las tareas y la correcta delimitación de las mismas evitará la duplicación de acciones y el uso inadecuado de los recursos. Por lo tanto, sin la presencia de un PM, alcanzar los objetivos será prácticamente imposible, o al menos no de la manera más beneficiosa para el proyecto. 

Análisis cualitativo de los riesgos

Este proceso es delicado, pero es importante tener la habilidad de priorizar la gestión de riesgos en el momento en el que tenemos dos o más frentes abiertos. Para evitar vernos en esta situación es importante tener en consideración la probabilidad de los riesgos a los que vamos a tener que enfrentarnos y el impacto que pueda tener cada uno de ellos sobre el objetivo final. En este sentido también debemos tener clara la diferencia entre lo urgente y lo importante. 

Algunos de los recursos que nos ayudará a gestionar esta fase son las escalas que resumen las dimensiones relativas de cada riesgo mediante gráficos que visualmente nos den una idea acertada de lo que puede amenazar nuestro proyecto. 

Análisis cuantitativo de riesgos

En esta fase lo que vamos a intentar es considerar el impacto económico que puede suponer la existencia de los diferentes riesgos en nuestro proyecto. No solo hablamos de las posibles pérdidas de no ejecutar una acción concreta, sino de los posibles retrasos ocasionados por determinadas contingencias. El PM deberá tener en consideración las posibles afecciones económicas de los diferentes riesgos antes de que estos se produzcan, de manera que se minimicen las posibles pérdidas evitando  graves consecuencias para el proyecto digital.  

La importancia de estos riesgos puede llegar a determinarse en función del parámetro económico asignado. Y en función de ello determinar su carácter prioritario. 

Planificar una respuesta inmediata

Aunque el objetivo principal es evitar los riesgos, debemos estar preparados para afrontarlos porque, de cierta forma, son inevitables en muchos casos. En este punto el PM deberá contar con los suficientes conocimientos tanto de la envergadura del problema al que se enfrenta, como los efectos que puede ocasionar. Y tendrá que tomar las acciones necesarias implicando a las personas involucradas en el proyecto para solventarlo. 

La existencia previa de un plan de riesgos, así como el conocimiento del mismo por parte del equipo es de vital importancia para evitar que una contingencia se convierta en un problema. 

Monitorizar los riesgos

Esta fase consiste en la recogida, cuantificación y distribución de toda la información relativa a la ejecución de tareas. La misma deberá hacerse de manera ordenada y sistemática, siendo tarea del PM asegurarse que todos los miembros del equipo estén al tanto de las diferentes acciones. 

Con el monitoreo el PM consigue estar al tanto en todo momento de la situación actual del proyecto y comprobar si está siguiendo el roadmap del mismo o si por el contrario no evoluciona como debería. Esto le ayudará a tomar decisiones para acercarse a los objetivos marcados, gestionar la información de una manera eficiente, comunicar posibles problemas y mejoras necesarias, reforzar las acciones que están siendo exitosas y analizar las que no obtienen los resultados esperados. 

En definitiva, la presencia de un PM garantizará la eficiente gestión de cualquier proyecto digital.  

Recomendaciones finales para una buena gestión de riesgos

Cometer errores es algo innato a la condición humana y, por mucho que nos esforcemos, es una utopía pensar que conseguiremos alcanzar el 100% de nuestros objetivos sin tener que afrontar ninguna complicación. Pero no por ello debemos dejarnos vencer por la presión y rendirnos ante los acontecimientos. 

Lo que sí está en nuestras manos como Project Managers es llevar una buena organización de los recursos humanos y materiales para poder detectar y solucionar los problemas en el momento en el que surgen. Además de ir aprendiendo por el camino para aprender a anticiparnos y prevenirlos en futuros proyectos.

Conclusiones

En definitiva, la existencia de una figura que represente el liderazgo y la gestión de las diferentes acciones inherentes a un proyecto digital van a ser la garantía de la consecución de los objetivos marcados. Desde la planificación hasta la ejecución del proyecto digital, un PM se mantendrá presente y en constante contacto con las acciones relacionadas con el proyecto digital. Desde el momento en el que deben iniciarse, la definición de las mismas, el contacto constante y gestión de los recursos humanos, así como evitar y minimizar los posibles riesgos. O lo que es lo mismo, un proyecto digital va a necesitar de un PM que lo lidere para garantizar el éxito del mismo.