Como convertir el email en una herramienta de presentación comercial efectiva

Llevar un negocio implica controlar muchas cuestiones, departamentos y personal de manera rutinaria. Tener todo bajo control no siempre resulta fácil y, en ocasiones, contar con ayuda externa, puede ser la clave para mejorar la productividad de la empresa. ¿Cómo saber en qué casos necesitas externalizar algunos servicios? Vamos a darte una serie de claves para analizar la situación de tu negocio y comprobar si deberías externalizar tu departamento de marketing.

Cada día recibimos miles de correos electrónicos en nuestras bandejas de entrada que tienen motivos comerciales, informativos o profesionales. El email se ha convertido en una herramienta de comunicación muy útil que nos permite contactar con todo tipo de profesionales, empresas y clientes potenciales, pero ¿realmente sabemos sacarle partido?

De todos esos mensajes que recibes cada día ¿cuántos contestas?, ¿qué número de ellos te parece relevante o interesante? Cada vez es más necesario pasar de simples emails a correos electrónicos eficientes. ¿Dónde esta la diferencia? Vamos a ver una serie de acciones para que lo entiendas y pueda sacarle el máximo partido a esta herramienta. Y también, aquellos errores que nos impiden alcanzar nuestros objetivos y hacen que nuestros mensajes pierdan fuerza y relevancia.

Consejos para conseguir una presentación eficiente

Si quieres que tus emails funcionen tienes que empezar por lo más básico: una buena presentación. La primera impresión es la que cuenta y, en este caso, la que influye en que tu correo lo abran y lean o caiga en el olvido. ¿Qué puedes hacer para conseguir una carta de presentación efectiva? En este artículo te daremos unas sencillas pautas que harán que tus emails funcionen mejor y tengas un mejor resultado.

Plantea el tema de una forma interesante

Aprende a diferenciarte para mejorar tus resultados, estamos cansados de escuchar siempre lo mismo. Si tus clientes potenciales reciben miles de emails diarios, debes buscar la fórmula perfecta para conseguir que el tuyo destaque, que sea armonía entre el ruido. Para ello, es fundamental que tengas claros tus objetivos. Dedica unos minutos a pensar qué es lo más importante que tienes que decir, hablar por hablar no sirve de nada. De esta forma te organizarás y evitarás centrarte en aspectos menos relevantes. Una vez que tengas claro qué reacción buscas con ese mensaje, trata de llamar la atención del receptor ¿qué crees que le puede interesar? Ponte en su lugar y piensa en los problemas o dudas que puede tener y cómo puedes ayudarle a solucionarlo utilizando tu producto o servicio. Este enfoque basado en problema/solución, te ayudará a captar la atención del receptor desde el principio apelando a lo que realmente está buscando.

No utilices siempre el mismo mensaje, adapta tu presentación y saludos al sector o a la persona que te diriges.

A todos nos gusta que nos traten de una manera personalizada, y tus clientes no van a ser menos. Si personalizas tus mensajes, será menos  probable que termine en la papelera. No es necesario que cambies todo el texto cada vez que lo mandes, en ocasiones bastará con una simple palabra o con incluir el nombre del destinatario. Es importante que esa persona sepa que te has tomado la molestia de buscarle, saber lo que hace y adaptar tu mensaje comercial a sus necesidades. El tono del mensaje también debe tener en cuenta al destinatario, no es lo mismo dirigirte a un departamento completo que al responsable directo. Piensa en el tipo de lenguaje que necesitas utilizar, si debe ser más formal o educado o te permite un margen más coloquial. Son pequeñas acciones que no te llevarán mucho tiempo y cambiarán por completo la imagen de tu email que pasará de ser general a especifico y más personal.

Se empático, ponte en el lugar de esa empresa o profesional demostrando que sabes a qué se dedican y qué hacen, que conoces cuáles son sus necesidades.

Si estás ofreciendo un servicio para ayudar a una empresa o profesional a desempeñar su trabajo, por lo menos has de saber a qué se dedican, ¿verdad? La parte inicial de tu mensaje debe contener las claves para enganchar a quien lo está leyendo y retener su atención. Para conseguirlo, es importante que demuestres que te has tomado la molestia de conocer a esa empresa, el trabajo que desempeña ese profesional o el sector en el que se mueven. Así conseguirás que quieran seguir leyendo para ver qué puedes ofrecerles. Si has tenido la oportunidad de conocer a esa persona antes, recuérdale ese dato. O si en otra ocasión ya comentasteis la posibilidad de hacer negocios juntos, no pierdas la oportunidad de refrescar su memoria y despertar su interés.

Explica el motivo de tu email ¿para qué te pones en contacto?

No te pierdas en demasiadas divagaciones y ve al grano ¿qué quieres?, ¿qué puedes ofrecerle? Piensa que esa persona recibirá miles de emails y no puede perder el tiempo. Cuánto antes expliques el motivo de tu mensaje, mejor imagen proyectarás ya que parecerás mucho más profesional y una persona con las ideas claras.

Es un buen momento para conectar los puntos que has mencionado al principio. Si has hablado de la compañía y los problemas o puntos de mejora que has detectado, conecta con la forma en la que tu idea o proyecto puede ofrecerles soluciones. Antes de pasar a detallar el producto deja claro qué buscas, si te gustaría concertar una cita, una llamada para explicar todo de una manera personalizada, etc. Que quede claro que tu interés radica en la persona que lee, en conectar con ella y establecer una relación comercial exitosa. Haz que se sienta especial y que no crea que está leyendo el mismo email que ya has mandado un millón de veces.

Explica con detalle tu producto o servicio de una forma simple, concreta y sencilla que les permita entenderlo fácilmente.

Has llegado al punto clave. Si has logrado mantener la atención del lector hasta aquí ¡enhorabuena! Ahora ha llegado el momento de vender tu producto. Es importante que no pierdas el buen ritmo y eches por tierra todo el proceso anterior. Continúa aportando valor con tu mensaje, si ya has ofrecido contenido interesante ahora céntrate en soluciones. Destaca todo aquello que tu producto puede ofrecer, los puntos en los que destaca y las características concretas que pueden ser útiles para el destinatario.  Si te enfocas en destacar los aspectos positivos, más allá de crear un contenido puramente comercial, conseguirás que esa persona considere que lo que le cuentas es interesante y no simple spam. La estrategia previa es lo que te ayudará a que tengas claro qué decir y cómo transmitirlo, para que tus acciones obtengan resultados.

Potencia las conversiones de tu mensaje.

Incluye siempre, un Call To Action que permita transformar ese mensaje en una oportunidad de promover la acción que creas más oportuna: visita a tu web, más información, concertar una cita, etc. Los CTAs (Call To Action) o botones de llamada a la acción, son una buena forma de conseguirlo. Nos permite sintetizar la información en un mensaje claro. ¿Quieres que esa persona se reúna contigo, que te llame o concertar una cita? Déjaselo claro e invítala a realizar esa acción que os permitirá dar un paso más en vuestra relación comercial. Lo que tienen en común todos tus potenciales clientes, es que no quieren que les hagan perder el tiempo. Por eso, ayúdales a entender todo de forma clara y sencilla en poco tiempo y usa elementos gráficos que les indiquen cómo realizar las acciones de forma fácil y rápida.

Agradece siempre la atención que te han prestado y despídete de forma educada.

La educación, ante todo. Ten en cuenta que esa persona te ha prestado su atención durante unos valiosos segundos o minutos de su tiempo. Demuestra que lo valoras con un simple mensaje de gracias que te ayude a despedirte de una forma educada.

Estos puntos te ayudarán a elaborar emails capaces de captar la atención del receptor. Recuerda que esta herramienta puede convertirse en tu mejor carta de presentación si sabes cómo usarla. Siguiendo estos consejos conseguirás que más gente te conozca y podrás potenciar aquellos aspectos de tu negocio que consideres relevantes. Aunque utilices plantillas predefinidas para maquetar y diseñar esos emails más rápidamente, trata de darles siempre tu toque personal. Una vez que lo hayas enviado no olvides realizar un rastreo de los resultados, existen distintas herramientas que te ayudarán a hacerlo. Es fundamental que hagas ese seguimiento para comprobar si tu mensaje ha funcionado y poder hacer cambios y mejoras que te ayuden a optimizar los resultados.